Guía práctica para tuitear en directo un evento de salud

La siguiente información son las sugerencias para capitalizar el tuiteo en directo de tu próximo evento de salud.

ANTES DEL EVENTO

Paso #1. Crear un hashtag para la conferencia

El primer paso es crear un hashtag para la conferencia (#) y dejar saber a la gente cuál será con antelación. Idealmente, este hashtag debería ser algo que tu puedas usar después del evento – así que no hay necesidad de incluir el año (p.e. #EventoSalud y no #EventoSalud2015). Tu hashtag debería estar listo desde el momento que comienzas a promover tu evento.

¿Cómo crear un hashtag para una conferencia efectivo?

• Hazlo corto. Recuerda que la gente sólo tiene 140 caracteres para tuitear y quieres dejar además algo de espacio para re-tuits.

• Hazlo intuitivo y fácil de identificar con tu evento pero no demasiado genérico como para que se pueda confundir con otra cosa.

• Que sea fácil de recordar y escribir para los asistentes. Muchos estarán tuiteando desde un Smart phone o tableta.

• Asegúrate de que no esté en uso ya. No quieres duplicar un hashtag existente el cual puede resultar en dos simultáneas pero diferentes conversaciones que puedan chocar en Twitter. Haz una búsqueda en Twitter para averiguar.

Dado que el historial de búsqueda de Twitter es corto, es mejor ampliar su alcance usando herramientas como hastags o twubs.
• Asegúrate que no tendrá un significado que pueda ser malinterpretado (revisa urban dictionary).
• Monitorea tu hashtag regularmente para ver si alguien más lo está utilizando para algo no relacionado.
• Registra tu hashtag con Symplur’s Healthcare Hashtag Project. Al hacerlo, también te permitirá acceder a su análisis después del evento.

Paso #2. Promover el hashtag de tu conferencia

Una vez has decidido el hashtag, el siguiente paso es promoverlo.

7 formas para promover el hashtag de una conferencia

1. Incluir el hashtag en todas las bios de tus redes sociales y la firma electrónica de tu email.
2. Etiqueta los tuits de tus conferencias, imágenes y sitio web con él.
3. Muestra el hashtag de tu evento como un Twitter feed en tu sitio web.
4. Imprime el hashtag en el material de la conferencia e incluye los nombres de usuario en Twitter de los ponentes en el programa y los nombres en Twitter de todos los delegados en los pases de la conferencia.
5. Promueve entre tus patrocinadores, expositores y ponentes el incluir el hashtag en todas sus publicaciones en redes sociales relacionadas con la conferencia.

6. Escribe y programa tuits anunciando a los ponentes, recordando a la gente el registro y la cuenta atrás para el evento y asegúrate que incluyes el hashtag de la conferencia, curso o diplomado. En el periodo previo al evento puedes estar demasiado ocupado para tuitear con regularidad, por eso es importante que programes tus tuits para ahorrar tiempo y esfuerzo (para consejos sobre cómo programar tus tuits lee este artículo).
7. Usa una herramienta como Canva para crear plantillas de imágenes de ponentes con el logo del evento y el hashtag de la conferencia. Puedes enviar esto a los ponentes y estimular entre ellos que lo usen en los perfiles de sus redes sociales para promover sus sesiones (p.e. ven a verme hablar en #MedX publicado por #EventoSalud).

Paso #3 Establecer una política de tuiteo en directo

Establecer una política clara para el tuiteo en directo en tu conferencia es una buena idea. Esto te ayudará a centrarte en las mejores prácticas, y al igual que un plan de comunicación de crisis, se puede usar para determinar de antemano la forma de responder a tuits problemáticos (ver A Three Stage Approach For Handling A Social Media Crisis; para consejos sobre cómo bloquear tuits de usuarios no deseados, pulseaquí).
Haz tu política disponible de antemano para ponentes, así ellos sabrán qué esperas. Solicita a los ponentes añadir sus perfiles en Twitter a sus presentaciones y si un ponente no quiere que su charla se tuitee, esta es una oportunidad para que ellos lo digan. Se consciente de los derechos de propiedad intelectual de los ponentes (ver If it’s posted, is it published? Intellectual property, conferences and social media); deja claro en tu política que estás comprometido para actuar éticamente y con integridad a la hora de respetar la propiedad intelectual.

Paso #4 Desarrollar un código de conducta de tuiteo

Considera añadir un código de conducta de tuiteo al sitio web de tu conferencia. Esto puede ser una simple lista de sugerencia con consejos de qué hacer y no hacer para ayudar a los participantes a tuitear más profesionalmente. Inclúyelo en los paquetes de registro de los delegados junto a los detalles del usuario y contraseña de la conexión wifi (idealmente si promueves tuiteo en directo para tu conferencia, el lugar del evento debería tener conexión wifi para los delegados). Para novatos en Twitter, puedes ofrecer información sobre cómo empezar una cuenta en Twitter.

Paso # 5: Designar oficialmente a una persona que hará tuiteo en directo

Designar a la persona (o personas) para tuitear en directo desde el evento – idealmente una persona experimentada con Twitter. Facilítales tu política de tuiteo en directo, una lista de los nombres de usuario en Twitter de los ponentes, afiliaciones y enlaces a sus sitios web y blogs. Dales buen acceso al escenario para tuitear fotos en directo, y suficientes fuentes de alimentación y cargadores como respaldo.

DURANTE EL EVENTO

Llegó la hora. Los siguientes consejos te ayudarán a tuitear en vivo de manera más profesional y efectiva. Están dirigidos a todos los delegados de la conferencia. Consejos adicionales se proporcionan en la sección “Persona designada para tuiteo en directo”.

15 consejos para tuitear en directo un evento de  salud

1.       Etiqueta tus tuits con el hashtag designado para un evento ó conferencia de salud ; deja saber a tus seguidores el significado del hashtag y por qué estás tuiteando desde la conferencia.

2. Evita la tentación de proveer todos los detalles. Concéntrate en el valor y significado en tus tuits. Considera si la gente realmente quiere ver una foto tuiteada de una sala medio vacía.

3. No pienses en re-tuitear lo que todo el mundo ya está tuiteando, a menos que tú puedas añadir una perspectiva diferente.

4. Tuitea enlaces a sitios web, estudios, u otra información que mejorará la percepción del tema (evita el envío de información no deseada).

5. Evita tuitear mensajes que no tendrán sentido para los seguidores en línea. Lucha por la originalidad y el contexto; que esté relacionado con tus seguidores de Twitter.

6. No tuitees cualquier cosa; se selectivo, comparte solo puntos clave y evita la inundación de la línea de tiempo con tuits. Cuando hagas tuiteo en vivo, un tuit cada 10 minutos es una buena regla general.

7. Deja saber a tus seguidores de antemano que tu estarás haciendo tuiteo en directo así ellos podrán silenciar el hashtag si no tienen interés en leer esos tuits.

8. Elige algunas citas y estadísticas clave para compartir, a la gente le encanta leer y re-tuitear citas y estadísticas. Asegúrate de atribuir las citas al ponente que las hizo, usando comillas. Cuando cites a un ponente, añade su nombre de usuario en Twitter (y su afiliación si la conoces)

9. Destaca nuevos descubrimientos, investigaciones, publicaciones o colaboraciones en tus tuits. Sin embargo, por favor no lo hagas si el ponente ha dejado claro que no quiere que su trabajo sea tuiteado.

10. Es mejor que no tomes/tuitees fotos de grandes grupos, a menos que solicites el permiso de todos ellos.

11. Promueve la participación fuera haciendo preguntas, por ejemplo, “Ponente X dice que los médicos necesitan ser más empáticos – ¿Estás de acuerdo/Qué piensas sobre esto?”.

12. Está bien ser crítico constructivo, pero no seas innecesariamente negativo en tus tuits.
13. No tuitees en el vacío; participa con otros tuiteros en vivo y contribuye a una conversación más amplia.

14. Se humano. No mantengas la cabeza centrada en tu portátil o tableta. Recuerda que debes mirar hacia arriba desde el dispositivo y ver al ponente de vez en cuando. Esto no es sólo una cortesía hacia el ponente, es además una oportunidad para practicar el arte de la atención exclusiva.

15. Se social. No te limites a tuitear detrás de una pantalla; aprovecha la oportunidad también para establecer contactos y conocer gente nueva cara a cara. El tuiteo en directo es una gran forma de conocer a personas de ideas afines, con el fin de utilizarlo para organizar “tweetups” en los descansos de café o almuerzo durante el evento, o cena en la noche para promover las conexiones.

Persona designada para tuitear en directo: Consejos adicionales

Los siguientes consejos son principalmente para la persona de tu equipo que oficialmente hará tuiteo en directo.

Prepara tuits con antelación Configura una búsqueda guardada

Usa un cliente de twitter para configurar una búsqueda guardada del hashtag de la conferencia y @nombresdeusuario. Un cliente como TweetDeeck o HootSuite te permitirá tener múltiples columnas abiertas para diferentes búsquedas de Twitter, permitiéndote guardar partes de múltiples sesiones. Esto es importante para verlo y responder a la personas cuando ellos lo usen, especialmente si ellos están haciendo preguntas.

Vigila los hashtags no oficiales

A veces, la gente tuitea usando hashtags que tienen sentido para ellos en lugar de utilizar el hashtag oficial. Esto no debería ser un problema si has promovido el hashtag de antemano, pero no está de más vigilar este otro hashtag y dirigir a los usuarios al oficial.

Responde rápidamente

La gente usará el hashtag para hacer preguntas (¿En qué sala es la Sesión X?) o alertar a los organizadores de un problema (las luces no están funcionando en la Sala 3). Responde inmediatamente a cualquier cosa en tiempo real, incluso si es sólo para decir que volverás después con una respuesta (y asegúrate de que lo harás). Usa el hashtag para tuitear anuncios como modificaciones en el programa o cambios de sala. Es además tu responsabilidad tratar cualquier crítica o comentario negativo de manera apropiada (aquí es donde tu política de tuiteo en directo tiene un rol). No olvides responder los comentarios positivos también con un educado gracias o re-tuit.

Fomenta la participación de los “vigilantes” del evento de salud

Haz preguntas a tus seguidores como “¿Cuál ha sido tu charla favorita?” o “¿Qué aspecto clave has aprendido hasta ahora?” para aumentar la participación. Si tu conferencia incluye preguntas y respuestas, haz las preguntas a la gente que está observando desde casa. Esto sirve para aumentar el alcance de la conferencia. Ayuda a los moderadores de la sesión facilitándoles esto a través de transmitirles estas preguntas a ellos.

Usa un tweet wall para mostrarlos

Considera mostrar tu hashtag en una pantalla así tu audiencia puede ver los tuits relacionados en tiempo real. Hay muchos aplicativos y softwares para mostrar tuits en una pared, algunos de los cuales son gratis e incluso código abierto; opciones de pago ofrecen más personalización como moderación tuits no deseados. Ten en cuenta que algunas personas pueden encontrar estos espacios como una distracción más.

DESPUÉS DEL EVENTO

Así que tu evento casi ha acabado pero el uso de Twitter todavía no. Ahora llega el momento de consolidar tus esfuerzos y construir sobre su éxito.

6 cosas que hacer después de tu evento (conferencia, curso) de  salud

1.       Analizar tuits para retroalimentación sobre los ponentes y los temas que más llamaron la atención al público, cómo los asistentes valoraron el ambiente físico (temperatura de la sala, diseño, sonido, iluminación, etc.), catering, hostelería, aparcamiento, y cualquier otro detalle que te ayude a hacer que tu próximo evento sea incluso mejor.

2. Los ponentes también pueden obtener información valiosa después de leer los tuits de la conferencia para ayudarles a prepararse en su próxima charla. También puede ser una oportunidad para seguir en contacto con los asistentes de la conferencia para responder preguntas, aclarar información y ampliar el debate iniciado a través de Twitter. Considera también la forma en que puedes utilizar esto para aumentar las oportunidades de relacionamiento y colaboración.

3. Pasa los tuits de la conferencia en una narrativa coherente con una herramienta como Storify. Publícalo en tu sitio web y deja saber a los delegados que está disponible.

4. Revisa Symplur para análisis de datos. Symplur te proveerá gráficos visualmente atractivos e informativos que se pueden publicar en tu sitio web. Considera la posibilidad de enviarlos a los patrocinadores, expositores, ponentes y delegados como “prueba social” de tu evento.

5. Destaca los temas principales de la conferencia en una entrada de blog en tu sitio web. Inserta algunos tuits para ilustrar tus puntos (utiliza una mezcla de tus propios tuits y de los participantes) y tuitea un enlace a algunos blogs que hablan sobre la conferencia.

6. No pares de interactuar con tu audiencia de Twitter. Responde a los comentarios recibidos después de la conferencia; tuitea enlaces a las grabaciones de la sesión, entradas de blog y presentaciones. Mantén la conversación durante todo el año; Medicine X acoge Google Hangouts y Twitter chats semanalmente en los meses previos a la conferencia. Es posible mantener el momento que has ido creando y continuar despertando el interés de la gente, por lo que deberías ser capaz de atraer a más gente a asistir a tu próxima conferencia

En resumen

La era digital desafía la temporalidad de las conferencias sobre cualquier espacialidad de salud limitada un selecto grupo de asistentes. Tuitear en directo es la nueva forma de socializar tu evento, incrementar la participación, mejorar la comunicación entre asistentes, compartir conocimiento y extender la comunidad. Con los asistentes virtuales superando en número a los delegados en persona, las necesidades de la mayoría en línea se deberán cumplir en el futuro. Sin embargo, hay un mundo de diferencia entre hacerlo y hacerlo bien. Poniendo en práctica estos consejos, tú y tus seguidores en Twitter pueden añadir más valor a la experiencia de tuitear en directo.
Fuente: http://www.davidnovillo.es/